Etiske retningslinjer

Etiske retningslinjer

1 Formål
TKPs ambisjon er å ha beste praksis for forretningsskikk og etisk standard i vår virksomhetsutøvelse. Retningslinjene gjelder for styret og administrasjonen i TKP.
TKP står jevnlig overfor etiske dilemmaer, og retningslinjene skal bevisstgjøre og oppfordre til etisk refleksjon. Som forvalter av betydelige pensjonsmidler for pensjonsordningens medlemmer stilles det spesielt høye krav til TKP. Retningslinjene skal bevisstgjøre valg og atferd hos ansatte og styret. Disse retningslinjene skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning og dialog som bygger på en høy etisk standard.
 

Ledelsen i TKP har gjennom ord og handlinger betydelig innflytelse på kulturen og normene for atferd i bedriften. Det er ledelsens ansvar å sørge for at de etiske retningslinjene er kjent, og at det legges til rette for gjennomgang av de etiske retningslinjene og etisk refleksjon.

2 Generelt
TKP skal arbeide for fellesskapets beste i tråd med de lover og regler pensjonskassen er underlagt. Vi opptrer tillitsvekkende overfor kunder og forretningsforbindelser, og unngår handlinger som kan skade TKPs omdømme. Vi handler alltid redelig, ærlig og åpent.
 

3 I møte med andre og hverandre
Vår atferd og våre holdninger danner grunnlaget for kundenes tillit til TKP. Vi behandler medlemmer, arbeidsgivere, kollegaer og andre med høflighet og respekt. Dette gjelder i alle
arbeidsrelaterte aktiviteter. Vi er åpne og tydelige, og vi bidrar til gode løsninger. Vi opptrer på en måte som ikke krenker menneskeverdet. Vi lytter til kundenes interesser og sikrer likebehandling, og vi viser godt skjønn i vår opptreden på sosiale medier.

4 Åpenhet
Vi bidrar til at TKP er en åpen organisasjon. I en åpen organisasjon er innsynsmulighet og ytringsfrihet viktige prinsipper for å sikre nødvendig kontroll med vår virksomhet. TKP er ikke underlagt offentlighetsloven. I saker der det er hensiktsmessig, skal vi praktisere offentlighet.

5 Habilitet
Vi unngår å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom TKPs interesser og egne interesser. Dette gjelder også forhold som ikke direkte rammes av inhabilitetsbestemmelsene i lovgivningen. Inhabilitet oppstår når det er eller kan oppstå tvil om det legges mer vekt på annet enn TKP sine
virksomhetsbegrunnede interesser. Dersom spesielle personlige interesser likevel kan påvirke avgjørelsen i en sak man har ansvar for eller for øvrig deltar i saksbehandlingen av, skal nærmeste overordnede konfereres før beslutning gjennomføres. Styret i TKP skal godkjenne alle eksterne styreverv for ansatte med nøkkelposisjoner. Vi forvalter betydelige pensjonsmidler på vegne av våre kunder i tillegg til selskapets egne midler. TKPs ressurser skal ivaretas på den mest hensiktsmessige og rasjonelle måte, for å sikre en kostnadseffektiv drift. Vi skal ikke bruke TKPs eiendeler privat, eller tilegne oss personlige fordeler av TKPs ressurser.

6 Integritet og omdømme
Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Slike oppmerksomheter må imidlertid ikke være slik at de kan påvirke
beslutningsprosesser eller kan gi andre saklig grunn til å tro det. Ansattes reise-, oppholds- og kurskostnader i faglig sammenheng kan i utgangspunktet bare dekkes av TKP selv. Alle reiser og opphold skal forhåndsklareres med nærmeste overordnede. Ledere og ansatte i TKP skal ikke akseptere fritidsreiser betalt av bedrifter, organisasjoner og lignende som
vedkommende på vegne av TKP har kontakt med.

7 Egenekspedering o.l.
I tilknytning til egen pensjon skal ansatte bruke digitale løsninger på lik linje som pensjonsordningens øvrige medlemmer. I tilknytning til nåværende eller tidligere ansatte sine pensjonsrettigheter skal leder for pensjonsområdet behandle aktuelle saker. Sakene skal kontrolleres av en fast pensjonsrådgiver i TKP utpekt av daglig leder. Daglig leder kan beslutte og avtale at saksbehandling skal utføres av en annen pensjonskasse, både for enkeltsaker og som generell behandlingsmetode.

8 Bekjempelse og forebygging av korrupsjon
Gaver kan bevisst eller ubevisst skape en form for lojalitet, uansett størrelse. Vi unngår personlige fordeler som kan påvirke saksbehandling eller beslutninger, eller kan gi andre saklig grunn til å tro dette. Dette gjelder alle typer fordeler, som gaver, personlige rabatter og lignende. Dette gjelder likevel ikke oppmerksomhet i form av konfekt, blomster og lignende av ubetydelig økonomisk verdi. Ved tilbud om gaver som har et omfang som går ut over TKPs retningslinjer, skal nærmeste overordnede konfereres. Slike gaver returneres avsenderen sammen med et brev som redegjør for TKPs regler om dette. Kopi av returbrevet sendes til ekstern revisor. I alle typer kontakt og nettverksbygging er vi bevisst på grensen mot kameraderi, smøring og korrupsjon, og vi skal ikke bevege oss mot denne grensen. Det er derfor viktig å ha et avklart forhold til hva som menes med å ha «gode relasjoner» til kunder, leverandører, forretningspartnere og beslutningstakere.

9 Reklame og referanser
Verken TKP eller dets ansatte deltar ikke i reklame for leverandører som har levert produkter eller tjenester til pensjonskassen. Vi kan opptre som referanser for en leverandørs kunder når avtalen om å være referanse inngås uten at det skal påvirke leverandørens pris overfor TKP.